Forum for samlingsforvaltning 2018

Forumet har hatt fire møter, hvorav to foregikk på skogmuseet med deltakere på også skype og ett heldagsmøte i hhv. Kongsvingerregionen og Nord-Østerdalen.

Forumet har jobbet med følgende saker:

Revidering av samlinger

Forumet har hatt fokus på hvordan Anno kan oppnå økt innsats med å ta inn registreringsetterslep og revidere og digitalisere samlinger, både gjenstander, arkivmateriale og foto. I den anledningen har forumet diskutert hvordan eventuelle fellesprosjekter bør organiseres. Dette med tanke på at avdelingene er forskjellige når det gjelder kapasitet, samlinger og tilgang på kompetanse, slik som fotograf. Prosjektene bør både ivareta behov for felles oversikt og tilpasses avdelingenes ulikheter.

Registrering og redigering i databasen

Sentrale punkter for drøfting har også vært i hvilken grad og med hvilket grunnlag databaseinformasjon bør gjøres enhetlig. Det gjelder både spørsmål om hva og hvordan den bør registreres, og hvordan roller bør være fordelt og definert når det gjelder å redigere data.

Registrering bør praktiseres mer likt enn i dag, samtidig som at avdelingene må kunne bygge opp dokumentasjonen i tråd med sine samlingers karakter. Vedtaket om statlige midler til fellesmagasin førte til at problemstillingene ble ytterligere aktualisert. Det ble konkludert med at det må nedsettes en felles Primusgruppe, som blant annet skal jobbe med en standard for minsteregistrering og veiledning til Primusregistrering. Dette bearbeides videre i fellesmagasinprosjektet.

Rutiner

Praktiske rutiner for samlingsforvaltning har også vært på dagsorden i 2018. Dette var med produksjonen av den digitale håndboka for samlingsforvaltning og utforming av policydokumenter for Anno. Det er behov for å sette et større fokus på rutiner som bør gjelde generelt, blant annet for å forebygge insektangrep. Seminaret tok derfor for seg det å skille mellom rene og urene soner.

Arkiv og immateriell kulturarv

Det er fortsatt store utfordringer på både arkivfeltet og når det gjelder immateriell kulturarv som vi ikke er i nærheten av å løse. Viktige spørsmål som har vært tatt opp er hvordan vi skal lagre og registrere digitale arkiver, lyd og bildemateriale. Nasjonalbiblioteket har gjennomført en kartlegging av audiovisuell kulturarv, som FFSF koordinerte besvarelsen av. Dette gir håp om en nasjonal tilnærming på en problemstilling som er for stor å løse for Anno alene.

FFSF søkte om utviklingsmidler (midler i Anno) for å kunne knytte ekstra ressurser til innsatsområder som har høy prioritet i handlingsplanen. Dette var fordi utfordringen med å ta inn etterslep dreier seg om store arbeidsmengder og at kapasiteten på den enkelte avdeling er begrenset. Derfor var prosjektinnsatsen også et forsøk på å se om oppgavefokusert teamarbeid kan være en løsning på innsatsbehovet til revisjon av samlinger.

Prosjektinnsats

Midlene ble brukt til en kartlegging av hestetrukne redskaper på flere avdelinger, til et forprosjekt for å jobbe fram en metode for databaserevisjon, og til et pilotprosjekt i Kongsvinger basert på rapporten etter fotoprioriteringsprosjektet fra 2017. Fotogjennomgangen foretas av Toril Skaaraas Hofseth på Kvinnemuseet. Kartleggingen av hesteredskaper ble gjort av Bjørn Høie (tidl. Østfoldmuseene) sammen med ansatte i Anno. Den synliggjør at Anno samlet forvalter en stor mengde landbruksredskaper, at kunnskapen om disse nå er blitt svak og at de har til dels dårlige bevaringsforhold. Forprosjekt om databaserevisjon ble utført av Anno Digital. Det bidrar til å utarbeide en framgangsmåte for å bedre samlingsdokumentasjonen i Primus, som kan inngå i forarbeidet til innflytting i fellesmagasinet. Dette er det gjort rede for i egne rapporter.

Seminar

Forumet har arrangert et internseminar i praktisk samlingsforvaltning, der sentrale rutiner innenfor mottak og aksesjon ble gjennomgått med basis i den digitale håndboka og der vi drøftet hvordan felles problemstillinger kan løses. Her ble ulike synspunkter på utfordringer med samlingsforvaltning lagt fram fra ulike perspektiver på tvers av fag, samlingskategorier og avdelinger. Innspillene og noen foreløpige konklusjoner tas med videre i prosjektarbeidet til fellesmagasin og gjennom implementering av rutiner fra den digitale håndboka. Dette seminaret bygget på kursene som ble organisert i 2017, der fokus var policy for samlingsforvaltning.

Samlingsforvaltningsrutiner; Sammenheng mellom gode hensikter og praksis

Det er forumets anbefaling at det utarbeides policydokumenter på både overordnet nivå og avdelingsvis, som knyttes til et utvalg rutiner. Den digitale håndboka rommer mange nyttige rutinebeskrivelser og verktøy, og Anno bør prioritere å innføre noen utvalgte rutiner som svarer til de viktigste utfordringene våre. Utvalget som prioriteres bør ha grunnlag i en uttalt bevissthet om hvilken kvalitet vi vil oppnå i samlingsforvaltningen, og sikre samsvar mellom formål og praksis. En policy er retningslinjer som gir føringer for arbeidet uavhengig av hvor det strategiske fokuset settes, slik at vi etterstreber en kvalitetssikring innenfor hele forvaltningsansvaret vårt. Et utvalg rutiner er i ferd med å bli implementert, slik som enhetlige mottaks- og aksesjonsdokumenter. En policy vil uttrykke i klarhet hvor ambisjonsnivået og verdigrunnlaget vårt for samlingsforvaltningen ligger.